Cohorte reducida: buena gobernanza: desarrollar juntas altamente efectivas
8 de julio de 2025

ARCHIVO CONFIDENCIAL EN TIEMPO REAL MÍNIMAMENTE EDITADO
Por cortesía de Birnbaum Interpreting Services

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Este archivo se creó en tiempo real a través de una herramienta de subtitulados en tiempo real. La Traducción en Tiempo Real para Acceso a la Comunicación (CART) se proporciona para facilitar la accesibilidad de la comunicación y puede no ser un registro totalmente literal de los procedimientos. Si un consumidor necesita alguna aclaración de la presentación, deberá consultar con el presentador.

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>> Muy bien. Listos para comenzar.
>> Hola a todos. Comenzaremos en unos minutos. Tómense este tiempo y siéntanse libres de presentarse en el CHAT. Indiquen su nombre y de dónde son.
>> Grabación en progreso.
>>
>> Tyler Morris: Comenzaremos en unos momentos. Gracias por presentarse en el CHAT. Tenemos alrededor de 80 personas registradas para hoy. Veo algunos nombres conocidos de nuestras últimas dos semanas de nuestra cohorte. Qué bueno verlos a todos.
De acuerdo. Tenemos buen contenido para revisar hoy. Así que vamos a empezar. Así que bienvenidos a nuestra Buena gobernanza, desarrollar juntas altamente efectivas, nuestra cohorte reducida. Mi nombre es Tyler Morris. Soy el director de capacitación del centro IL T&TA.
Antes de comenzar, hablemos sobre accesibilidad. Tenemos intérpretes de ASL y de español disponibles. Están identificados en la lista de participantes. Los subtítulos también están disponibles haciendo clic en el botón CC en la parte inferior de su ventana de Zoom. También tenemos un enlace de StreamText que Emily acaba de compartir en el chat. Una parte de hoy será conversación y cuando lleguemos a los puntos de discusión, si ya se han unido a nosotros en las últimas dos semanas, ya conocen el procedimiento. Pero cuando llegue ese momento, ayúdenme a organizar, y usen la función de levantar la mano para que puedan salir del chat o hacer preguntas.
Ayuda a nuestros intérpretes y a los subtítulos también. Y a todos a saber quiénes son. Así que por favor digan su nombre antes de hablar y nuestro equipo de IL T&TA está disponible en el CHAT si experimentan problemas de accesibilidad o dificultades durante la capacitación del grupo de hoy.
Como siempre, tenemos una encuesta ya que se aprecia y valora su opinión. Así que tómense un tiempo al final de la sesión de hoy para completar esa encuesta.
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El programa de T&TA de Vida Independiente está disponible a través de un contrato con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. Nuestro objetivo es proporcionar capacitación experta y asistencia técnica a CILs, SILCs y DSCs. Y estamos orgullosos de ser operados por el instituto rural para comunidades inclusivas de la Universidad de Montana.
Siguiente diapositiva. La inclusión en esto. Me llamo Tyler Morris. Soy el director de capacitación de IL T&TA. Antes de esto, tuve el privilegio de liderar el IL aquí en Jacksonville, Florida y formar parte en juntas y consejos locales y estatales. Me complace compartir en este formato algunas de las cosas que aprendí durante ese período para que puedan ser más efectivos en sus roles como miembros de la junta.
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En el resumen de la cohorte, el 8 de julio podrán acceder a las capacitaciones anteriores, si por alguna razón no pueden unirse. Nuestro formato de hoy, al igual que los otros dos, será una sesión de Zoom de 90 minutos. Vamos a destinar 60 minutos para la instrucción y 30 minutos de aprendizaje entre pares. Eso significa que podrán compartir o hacer preguntas durante ese tiempo. Hoy nos acompañan varios miembros de la red IL. Así que, por favor, ténganlo en cuenta. Y hoy, esperamos que sea una sesión interactiva, impulsada por pares y conversacional. Sé que son las 3:00 en punto en la costa este. Pero espero que todos hayan tomado su segundo o tercer café o té de hoy y estén listos para comenzar.
Para nuestros objetivos de aprendizaje en la siguiente diapositiva, hoy estamos en la semana tres donde vamos a ver las responsabilidades de la junta y la planificación estratégica, la supervisión financiera y la responsabilidad organizacional. Y también vamos a aplicar estas herramientas y recursos que vamos a compartir hoy para ayudar en sus funciones de gobernanza y supervisión.
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>> Rápido, Tyler, tenemos un comentario en el chat sobre otra sesión que se superpone con esta.
>> Tyler Morris: Veo.
>> Ella es Sandra. Susan, quizás hiciste clic sin querer en el canal de interpretación. Así que es posible que estés escuchando la traducción al español en simultáneo. Si aún escuchas otro sonido. Deberías poder volver a la sesión en inglés.
>> Tyler Morris: Gracias Perfecto. Gracias, Susan. Solucionado. Y gracias, equipo, por hacer que Susan vuelva con nosotros.
Empecemos de nuevo, repasando algunas normas de la cohorte. Hoy, será realmente genial que estemos presentes y participemos. Así que, por favor, minimicen cualquier distracción para que puedan estar presentes, incluyendo su teléfono y tal vez algunas pestañas y otras ventanas. Y por favor, estén preparados para participar. La primera parte la grabaremos para publicarla en nuestro sitio web. Pero dejaremos de grabar durante esta sección de debate.
Así que siéntanse libres de apagar o encender la cámara y unirse a la conversación durante ese tiempo. Hoy aprenderemos juntos. Así que asegurémonos de tener curiosidad en lugar de juzgar, entendiendo que los errores son parte del aprendizaje. También vamos a ser respetuosos con el tiempo; cuando nos acerquemos al final de nuestra sesión y empecemos la sección de debate, les agradecería mucho que los comentarios y preguntas sean breves para que todos tengan la oportunidad de participar haciendo comentarios o preguntas.
Confidencialidad y confianza, este es un espacio donde podemos compartir lo que hemos aprendido. Asegurándonos de que cualquier información confidencial que tengamos sea privada. Pero también siendo respetuosos con lo que los demás comparten hoy. Y respecto a nuestro tiempo y estructura, agradezco que todos estén aquí hoy y que hayan destinado este tiempo para esta capacitación. Así que vamos a respetar el tiempo de los 90 minutos, de los cuales 60 son de instrucción.
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Un poco más sobre hoy, así que vamos a prepararnos. Vamos a profundizar en los roles y valores que exploramos las últimas dos semanas y conectarlos directamente con las responsabilidades clave del servicio de la junta. Así que el formato de hoy, vamos a comenzar con los tres grandes de la ética de la junta, los deberes fundamentales de cuidado, lealtad y obediencia como el marco ético para guiar una gobernanza efectiva. Y a partir de ahí vamos a pasar a lo que significa desempeñarse en su rol específicamente en relación con la planificación estratégica, la supervisión financiera y la responsabilidad organizacional. Para ayudarnos a poner en práctica todo lo que hemos aprendido, vamos a mirar algunos documentos de gobernanza que nos permiten apoyar las responsabilidades como miembros de la junta y reconocerlos como herramientas que nos ayudan y orientan en la toma de decisiones de la que hablamos la semana pasada.
Por supuesto, vamos a cerrar con una visión general de lo que significa tener reuniones de junta altamente efectivas y asegurarse de que participen como miembros de la junta, con algunos ejemplos. Y cerrando con una discusión grupal. Y preguntas. Así que vamos a empezar.
Vamos a prepararnos con una cita para establecer el escenario para hoy. Y es de Simon Sinek, quien es un autor británico americano, orador motivacional. Puede que lo hayan visto en TedTalk. Es una de las charlas más vistas que han realizado. Y es conocido por su concepto de la teoría del círculo dorado. Centrándose primero en el por qué para ayudar con el liderazgo y asegurarse de que todos estén alineados.
Así que, si no lo han visto, siéntanse libres de hacerlo más tarde. Siguiente diapositiva, por favor.
Aquí están los tres grandes de los que vamos a hablar ahora. Así que formar parte de la junta implica más que buenas intenciones. Implica responsabilidades legales y éticas. No es solo voluntariado. Es una responsabilidad que conlleva peso. Los tres deberes fundamentales de los que vamos a hablar ahora son cuidado, lealtad y obediencia. Que son esenciales para una buena gobernanza sin fines de lucro y un liderazgo centrado en el consumidor.
El deber de cuidado implica participación informada, diligencia y buen juicio. Aquí es donde se espera que los miembros de la junta se involucren activamente y tomen decisiones razonables basadas en los hechos disponibles. Así que algunos de esos ejemplos serían asistir a las reuniones regularmente, revisar materiales antes de la reunión y hacer preguntas reflexivas.
Esto implica considerar un proyecto de renovación significativo dentro de su organización y hacer preguntas sobre otros presupuestos, y algunos de mis miembros de la junta en el pasado incluso han preguntado sobre las calificaciones de Better Business Bureau al momento de seleccionar proveedores.
El segundo de los tres grandes del que vamos a hablar es el deber de lealtad. Y aquí es donde se requiere que los miembros de la junta pongan los intereses del centro y del consumidor por encima de los beneficios personales. Algunos ejemplos que hemos incluido aquí son evitar y divulgar conflictos de interés. Métodos para hacerlo más adelante. Mantener la confidencialidad. Y abstenerse de realizar transacciones en beneficio propio. Un ejemplo de donde esto no sería un deber de lealtad es dirigir decisiones para beneficio personal. Así que si el centro está considerando diferentes formas de completar encuestas de accesibilidad y un miembro de la junta tiene una empresa que proporciona esos servicios, es importante que se divulgue el conflicto de interés y que el miembro de la junta se recuse de la decisión. Recusarse, es decir, apartarse de esa decisión o influir en esa decisión.
El tercero y último es el deber de obediencia. Ahí es donde se requiere alineación con la misión de la organización y pleno cumplimiento de leyes, regulaciones y documentos aplicables. Aquí los miembros de la junta cumplen con este deber al defender la filosofía de vida independiente, siguiendo los estatutos. Asegurándose de que la organización siga su misión y respete sus documentos aplicables. Un ejemplo donde un miembro de la junta no estaría cumpliendo con su deber de obediencia sería si realmente presionara al centro para crear un programa de preparación laboral para personas que no tienen discapacidades. Ese sería un ejemplo de donde no se respeta la misión ni los requisitos del CIL. Y entonces, ese es un ejemplo de donde no estarían cumpliendo con su deber de obediencia.
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Hablemos sobre la planificación estratégica y cuál es su papel en la planificación estratégica. Como miembro de la junta, su papel es vital. No es solo un procedimiento. Y conlleva mucho significado y propósito. La planificación estratégica es donde pueden dar forma al futuro de su organización y asegurarse de que la voz ayude a alinear ese futuro tanto con su misión como con los valores de la filosofía de vida independiente.
Así que, en ese papel, van a establecer la dirección alineada con esa filosofía de vida independiente y las prioridades de la comunidad. La semana pasada hablamos mucho sobre esos insumos clave para la toma de decisiones informada. Esto es algo que les ayuda a estar informados al establecer esa dirección.
Se espera que participen activamente. Eso podría ser sesiones de visualización o discusiones de planificación, recordando que, como una organización liderada por personas con discapacidad, incluyendo la junta, su experiencia, sus ideas y su liderazgo elevan la conversación y ayudan a asegurarse de que se cumpla con esa filosofía de vida independiente.
También van a asegurarse de que los objetivos estén impulsados por la misión y reflejen las necesidades y voces de los consumidores. Otro aspecto como parte de su rol en la planificación estratégica es aprobar el plan final y monitorear el progreso hacia los resultados. Vamos a hablar sobre las herramientas que podrían ayudarles en sus funciones de monitoreo en esos resultados.
A continuación, en su papel, estarán apoyando la responsabilidad al hacer preguntas y evaluar la implementación a lo largo del tiempo. Si las personas no se sienten cómodas haciendo preguntas, no tienen suficiente información o no se les da espacio para participar, es importante identificar por qué. Deberíamos hacer preguntas sobre el progreso, no solo para supervisión y gestión, sino también para saber dónde hay áreas en las que podrían brindar apoyo.
Así que, por último, un punto que mencionaremos es promover el plan públicamente y reforzar el propósito y construir confianza. Recuerden que su papel como miembro de la junta no se detiene ni termina cuando se ponen su insignia que dice, miembro de la junta de. Eso es algo que continúa en sus roles en comunidades religiosas, en otras oportunidades de voluntariado, con la familia y los amigos. Son un defensor de su CIL cuando están en público. Así que tengan en cuenta esos valores y esa filosofía incluso cuando no están en la sala de juntas. Siguiente diapositiva, por favor.
Un punto aquí es que a veces las personas comienzan a perder el interés cuando se habla de finanzas. Comenzaré estableciendo la expectativa de que los miembros de la junta no tienen que ser contadores, pero deben rendir cuentas. Es muy importante tener personas en la junta que tengan experiencia completa y puedan interpretar los informes que reciben ya sea entre reuniones o durante las mismas. Y esa, también es otra razón para tener un comité de finanzas. Ayuda con la supervisión fiscal.
Así que su papel como miembro de la junta, ya sea que estén en el comité de finanzas o no, es que revisarán y aprobarán presupuestos, asegurándose de que estén alineados con la misión y el objetivo de su CIL. Monitorearán informes financieros que incluyen estados de resultados, balances y estados de pérdidas y ganancias en reuniones periódicas. Otra responsabilidad que tienen es entender las principales fuentes de financiamiento, subvenciones federales, requisitos de coincidencia, ingresos del programa. Si son un CIL que tiene múltiples fuentes de financiamiento, es realmente importante entender cómo funcionan todas ellas porque cada una puede tener requisitos específicos para esa fuente de financiamiento específica.
Nuevamente, hacer preguntas informadas sobre los gastos, sostenibilidad y los riesgos no es microgestión. Es una forma de supervisión y se agradece ya sea que estén revisando estados de cuenta de tarjetas de crédito o de bancos o señalando un par de líneas y preguntando, ¿para qué es esto? ¿Para qué es esta línea para el conjunto del CIL? O, ¿para qué son estos $40?, pero siendo respetuosos con la cantidad de preguntas que hacen y asegurándose de que tengan un propósito.
Asegurar controles adecuados es realmente importante con la supervisión fiscal y su rol como miembro de la junta es una forma de esa supervisión porque en ese rol son responsables de prevenir el fraude, el derroche y/o el abuso de fondos.
Otro rol y responsabilidad que tienen como miembro de la junta es apoyar la transparencia con el personal, los financiadores y la comunidad. Fomentar esa apertura ayuda a construir confianza en cómo gestionamos los recursos.
Y, por último, garantizar que los costos sean... espero que pueda decir esto de manera que la gente lo recuerde. Garantizar que los costos sean necesarios, razonables, permitidos y tratados con consistencia. Asegurarse de que lo que gastamos sea necesario. Sea razonable. Sea permitido, y sea consistente con otros costos y gastos.
Hay un enlace al final de esta diapositiva para los requisitos de administración uniforme, principios de costos y requisitos de auditoría para subvenciones federales. Este es un buen documento fuente al que pueden consultar sobre cómo manejar con más detalle esos fondos. En esa supervisión fiscal.
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Como miembro de la junta, actúan como guardián de la integridad y la efectividad de la organización. Así que ese papel en la responsabilidad organizacional asegura que todo lo que hagan permanezca alineado con la misión y cumpla con los estándares legales y refleje los valores de la filosofía de vida independiente. Parte de eso son estos puntos para la responsabilidad organizacional que cae dentro de su rol como miembro de la junta.
El primero es monitorear el progreso hacia los objetivos descriptos en el plan de trabajo, el plan estratégico y el plan estatal para la vida independiente o SPIL. También es su responsabilidad evaluar el desempeño del director ejecutivo de manera regular y justa. Lo que también significa anualmente. Y revisar y adoptar políticas clave que aseguran operaciones éticas, accesibilidad y equidad. En su rol, también supervisan el cumplimiento de los requisitos federales y estatales, incluidos los estándares y garantías que discutimos, creo, la semana pasada de la Ley de Rehabilitación 725B y C.
Además, también son responsables de mantener la transparencia y la integridad en la toma de decisiones y las comunicaciones. La percepción, a veces, supera la realidad. Y asegurándose de mantenerse muy alejado de aspectos con conflicto de interés, siendo transparentes con sus decisiones. Eso garantiza la transparencia y la integridad del CIL. Si esos aspectos se ven comprometidos, eso significa que también se puede comprometer la reputación del CIL. Hablaremos más sobre lo que está en juego en la próxima diapositiva.
Por último, vamos a fomentar una cultura de control del consumidor, capacidad de respuesta y mejora continua. Hay una herramienta de evaluación disponible. Así que realmente es una gran matriz que pueden usar como autoevaluación de algunos de los estándares y garantías que discutimos. Y también les ayudará a identificar áreas para las que podrían necesitar incorporar un plan para abordar. Entonces el enlace en la parte inferior de esta diapositiva es la herramienta de evaluación del CIL de ACL. Y los recomiendo que lo miren porque combina nuestros estándares y garantías junto con otros puntos como CIL para ayudarnos a realizar una autoevaluación. Esto puede hacerse, por ejemplo, asignando a algunos miembros del personal, a un comité ad hoc, o trabajando directamente con el director ejecutivo para revisar la lista. Realmente es útil que todos estén alineados en ese punto.
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Su función como miembro de la junta no se trata solo de emitir votos. Es un rol de liderazgo y tiene algunas consecuencias de gran alcance si hay negligencia. Y cuando un miembro de la junta descuida las responsabilidades, el impacto puede repercutir en toda la organización y más allá. Es importante que entiendan esto cuando cumplen su rol como miembros de la junta. Hay consecuencias legales y fiduciarias, no cumplir con los requisitos de recolección puede derivar en obligaciones de cumplimiento, exponiendo a la organización y a los miembros individuales de la junta a responsabilidades legales y fiduciarias. Los presupuestos pueden ser mal administrados. Riesgos que se pasan por alto, recursos mal asignados y que podrían poner en peligro la sostenibilidad a largo plazo de la organización. El daño reputacional también es algo que podría estar en juego cuando los miembros de la junta no cumplen con su función y la confianza en la organización. La confianza del público en la organización es uno de los recursos más valiosos que tendrán como CIL.
Así que una falla en la gobernanza puede socavar eso rápidamente. Y se necesita mucho tiempo para reconstruir eso. También puede impactar la moral y la cultura del equipo si el personal y los voluntarios buscan en los miembros de la junta visión y estabilidad y hay inconsistencia o desconexión a nivel de la junta, se pueden debilitar los controles internos y también la moral del personal.
El desvío de la misión también ocurre cuando hay negligencia. Sin supervisión intencional, la organización puede desviarse involuntariamente de su propósito, comprometiendo los valores de la filosofía de vida independiente y las necesidades de la comunidad. Y eso también puede llevarnos a no cumplir con esos objetivos estratégicos o los objetivos dentro del plan estatal para la vida independiente.
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Siguiente sección. A medida que avancemos, vamos a ver ejemplos de documentos que les ayudarán en el liderazgo para cumplir con las responsabilidades de gobernanza y estos no son solo formularios para archivar. Tienen funciones. Son herramientas para asegurar responsabilidad, transparencia y alineación. Así que miren estos documentos como las herramientas que ayudan a su organización y sus funciones a ser lo mejor posible. Voy a decir esto. A medida que revisemos cada uno, reflexionemos sobre cada uno de ellos desde tres perspectivas. La primera es propósito y alineación. La segunda es impacto y utilidad, y propiedad y compromiso. Una solución no sirve para todos cuando se trata de políticas y procedimientos. Recuerden que somos impulsados por los consumidores y basados en la comunidad. Somos organizaciones que reflejan nuestra comunidad y toman decisiones para proporcionar programas y servicios que nos ayuden a lograr y trabajar hacia nuestra misión.
Así que antes de, espero que nadie imprima esto y le diga al director ejecutivo que necesitamos todos estos documentos. Por favor, tómense un tiempo para reflexionar si estos documentos coinciden con lo que necesita su organización. Pero todos son buenos documentos para reflexionar.
Con respecto al propósito y la alineación, cuando reflexionamos sobre estos documentos desde esta perspectiva, vamos a preguntar ¿cuál es el verdadero propósito de este documento? ¿Por qué existe este documento? Van a ver cosas como, ¿se requiere por política o regulación o simplemente se recomienda? Y también, incluso nuestros documentos de gobernanza deberían reflejar los principios de la filosofía de vida independiente y el conocimiento del consumidor. No son solo ideas intangibles que no se conectan con las operaciones. Hay un rol para la filosofía de vida independiente en estos documentos para el propósito y la alineación.
Cuando miramos desde esta perspectiva del impacto y la utilidad de estos documentos, me gustaría que pensaran, ¿este documento nos ayuda a trabajar de manera más inteligente? Esa es una forma fácil de pensarlo. ¿Ayuda a mejorar o es repetitivo o está desactualizado? Una de las cosas más frustrantes para el personal a veces es que se les pida otro informe cuando ya está incluido en otro. ¿Cierto? También es ineficiente pedirle al personal que cree informes cuando los datos ya podrían estar revisados en otro informe. Así que siempre le pregunto a nuestro equipo, ¿estos datos sirven para algún propósito? Si recopilamos estos números y asignamos recursos para ejecutar estos informes, y revisarlos, más vale que tengamos una razón por la que lo hacemos porque trabajar solo para cumplir con el trabajo no es eficiente.
Y nuevamente, en ese último punto, asegurarse de que el presupuesto o la carga administrativa estén justificados y dentro del alcance de los roles y la organización.
La tercera perspectiva con la que vamos a analizar este documento es la propiedad y el compromiso. Aquí vamos a preguntarnos ¿quién es el propietario de este proceso? ¿Los roles están claramente definidos? Así que ese es un concepto muy crítico, no se trata solo de poner el nombre de alguien al lado de un producto final, sino que es importante comprender por qué y cómo los diferentes roles se ven afectados por este documento. Así que la junta podría decidir sobre una política, el director ejecutivo implementa y reporta de vuelta a la junta. El personal sigue esa guía, los consumidores se benefician de esa política o procedimiento, así como estábamos hablando sobre los pasos para la toma de decisiones informadas en una reunión anterior de la cohorte.
Aquí vamos a ver los roles y las responsabilidades, cuál es mi nivel de compromiso o supervisión. Otra cosa importante para recordar es, ¿esto requiere la decisión de la junta o es algo que deberíamos delegar a nuestro director ejecutivo porque forma parte de sus responsabilidades? Esa es la diferencia entre esos roles de los que hablamos en la semana uno. Y, por último, ¿cómo puede este documento ayudar a informar las decisiones que tomo para el mejor beneficio del CIL?
De acuerdo. Así que ahora vamos a ver el primer ejemplo de documentos. Y estos son documentos legales y de cumplimiento. El primer ejemplo es nuestro informe de rendimiento del programa, el informe anual que enviamos a ACL. ACL también proporciona comentarios sobre eso, ya que revisan esos informes de rendimiento del programa.
Así que, si yo fuera un miembro nuevo de la junta de un CIL, me gustaría ver ese PPR y también cualquier comentario que se recibió, para tener una buena manera de ver la organización en su conjunto. Hablamos sobre los estándares y garantías del CIL. Se requieren como parte de ser un Centro de Vida Independiente. Y, por lo tanto, ustedes como miembros de la junta, junto con el acta constitutiva y los estatutos, representan las bases legales y estructurales de la organización. Los estatutos definen el proceso de toma de decisiones, los roles de los funcionarios de los que hablamos la semana pasada y las reglas de procedimiento. La carta de determinación del IRS y el formulario 990, que ayudan a confirmar el estatus de exención fiscal y presenta datos financieros transparentes para que el público los revise. El registro estatal de organizaciones sin fines de lucro también es otro documento legal y de cumplimiento importante que puede ayudar a los miembros de la junta al indicar que la organización está legalmente reconocida para operar como una entidad sin fines de lucro dentro del estado. Eso también significa la posibilidad de recibir donaciones deducibles de impuestos. Políticas aprobadas por la junta, esto podría volverse bastante extenso, dependiendo de cuán grande sea la organización o sus necesidades. Pero algunos de esos documentos incluidos en esas políticas aprobadas por la junta podrían ser un acuerdo de la junta, entendiendo cuáles son sus responsabilidades, aceptándolas y también entendiendo cuáles son las responsabilidades del CIL hacia ustedes como miembros de la junta. Una política de conflictos de interés es algo que a menudo exigen los financiadores. Así que el conflicto de interés ayuda a revelar cualquier área donde podría haber una superposición en la orden del día de la organización y los puntos que pueden afectarles personalmente.
El ejemplo anterior sobre recusarse de una votación de la que podrían beneficiarse personalmente de una decisión. La política de denunciantes también es otra política importante que sirve como ejemplo de cuál es el proceso para elevar inquietudes. ¿A qué niveles de la organización se aplica como una salvaguarda? Y también la solicitud de acomodación. Como miembros de la junta con discapacidades significativas, pueden tener una solicitud de acomodación, ya sea que se les envíen materiales en un formato específico, o se requiera un intérprete en una reunión de la junta. Debería haber un proceso muy claro dentro de la organización que también incluya no solo al personal para los consumidores, sino también a la junta directiva. Es recomendable contar con pólizas de seguro. Hablamos sobre lo que está en juego. Así que una de las preguntas que hago antes formar parte de una junta es si tienen seguro D&O, es decir, seguro de directores y funcionarios. Si hay un error o una mala gestión o, lo que sea, que haya una póliza de seguro que ofrezca alguna protección frente a eso.
Y luego también la documentación de acreditación o licencia, que quizás no es algo que puedan necesitar en un paquete de incorporación, pero es bueno saber cuáles son esas acreditaciones y licencias.
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Así que los documentos personales también les ayudan en su rol como miembro de la junta al entender cómo la organización puede gestionar a su equipo. Políticas de personal, manual del empleado, encuestas de satisfacción del empleado o información de contacto de la organización profesional de empleadores (PEO), si la tienen. Así que estas también son cosas útiles para saber dónde están o a quién preguntar. Creo que alguien compartió un ejemplo la semana pasada o la anterior sobre la ausencia de nuestro director ejecutivo. ¿Qué hacemos ahora?
Es bueno tener una buena base de al menos cómo manejar la toma de decisiones informadas, cuáles deberían ser esos insumos y cualquier apoyo que puedan tener ya sea a través de un proveedor de PEO o una organización profesional de empleadores. Quizás sea un consultor. Pero todos estos son ejemplos de documentos que podrían ayudarles en su gobernanza o en sus objetivos de supervisión.
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Documentos financieros. Documentos financieros sólidos requieren supervisión informada de la organización. Creo que voy a detenerme aquí. Voy a esperar un segundo.
Y con eso, Chris, estoy de acuerdo con esa afirmación en el CHAT. Hay una gran variedad de tamaños entre las organizaciones. Así que la información incluida en la política también debería reflejar el tamaño de la organización. Tienes razón.
Así que hablemos de estos documentos financieros. Un presupuesto anual es lo que proporciona una visión a futuro de los ingresos y gastos anticipados. Ayuda a revisar el presupuesto, asegura la alineación con los objetivos organizacionales. Las prioridades de recursos y los compromisos programáticos, las políticas y procedimientos fiscales pueden incluir cosas como prácticas relacionadas con los principios de contabilidad generalmente aceptados conocidos como GAAP. Protocolos de gestión de inversiones y adquisiciones. Quizás sean una organización que tiene un fondo que genera intereses o con qué frecuencia revisan esa política. ¿Cuál es el proceso para revisar las asignaciones? Todos estos documentos, al ser elaborados, deben tener su propia forma de controles internos, guiando con qué frecuencia se debe revisar la política o el procedimiento.
Así que algo razonable, también, obviamente, revisar todos estos documentos anualmente no es razonable. Pero establecer un cronograma para revisarlos en un período que sea razonable para la organización y la carga administrativa que está conectada con esto es lo que se establece con estas políticas y procedimientos.
También es bueno tener la auditoría financiera más reciente. Es esa verificación de terceros de la precisión financiera y los controles internos. Es una herramienta importante para identificar riesgos y validar prácticas financieras cuando interactúan con una firma que no proporciona recomendaciones al director ejecutivo. Proporciona recomendaciones a la junta directiva y a la administración.
Y esa es una excelente manera de ver los controles internos, preguntando si hay hallazgos y el nivel de importancia de estos, si los hay. Los estados financieros son otra gran manera de control interno y mecanismo para ayudarles en su rol de gobernanza, balance general, un estado de pérdidas y ganancias, situaciones financieras actuales. Esos les ayudan en la toma de decisiones informadas. Y con la información bancaria. Si hay un problema y la persona que normalmente emite los cheques no está, ¿tienen un procedimiento para esos eventos poco probables pero con gran impacto, conocidos como ‘cisnes negros’, que esperamos que nunca sucedan, pero si suceden, tenemos un procedimiento? Asegurarse de que esos argumentos bancarios apoyen la responsabilidad y la gestión del riesgo financiero es muy importante. Así que juntos, estos documentos permitirán a una junta tomar decisiones financieras informadas, oportunas y responsables mientras se mantienen los principios de transparencia y confianza pública.
Pasemos a documentos programáticos que podrían ayudarles en su rol como miembros de la junta. Un manual de prestación de servicios. Deberían detallar los procedimientos, las filosofías y los estándares operativos que guían los servicios al consumidor. Revisar este documento como miembro de la junta les ayudará a evaluar cómo se están implementando los principios de vida independiente y si esas prácticas son consistentes y responden a las necesidades de su comunidad.
Otro, ya sea un documento del CIL o un documento de Word, es un cronograma de adjudicaciones donde se detallan sus fuentes de financiamiento. Y los plazos que están asociados con esos programas específicos están descritos. Por lo tanto, esta información dentro de este documento respalda la claridad de las obligaciones de las subvenciones, los resultados finales y los plazos. Y agrega un contexto importante para la planificación estratégica y el monitoreo del rendimiento.
Los resultados de la encuesta de satisfacción del consumidor deberían estar en la parte superior de los insumos clave cuando se trata de la toma de decisiones informadas, pero también de la gobernanza. ¿Y cuál es el nivel de satisfacción general? ¿El equipo del CIL me trató con cortesía y respeto? Logré mis objetivos en un tiempo razonable. ¿Quién estableció mis objetivos para la vida independiente? Esas son todas medidas de aseguramiento de calidad que ayudan a proporcionar retroalimentación sobre qué tan bien está funcionando la organización y ayudan a impulsar la planificación futura.
Demografía de personas con discapacidad y evaluaciones de necesidades de las áreas de captación de CIL, las áreas a las que prestan servicios. ¿Como miembros de la junta, saben cuántas personas con discapacidad hay en su área de captación? ¿Saben qué tipos de discapacidad? ¿Conocen alguna de esas necesidades que están relacionadas con eso? Eso ayuda a representar a la organización en el público y también a tomar decisiones informadas sobre el diseño de programas y servicios.
Otro ejemplo son los formularios internos y la documentación del programa. Si aún no lo han hecho, si ustedes fueran consumidores de su CIL, ¿qué necesitarían completar? Familiarizarse con esos formularios los convierte en miembros de la junta efectivos y comprometidos. Cosas como los formularios de admisión, los planes de vida independiente, la determinación de elegibilidad, el programa de asistencia al cliente, o CAP, y el procedimiento de quejas. Un ejemplo de cómo esto está relacionado con el procedimiento de quejas de la junta, por ejemplo, es que describe el proceso de cómo se elevan las inquietudes. No todas las inquietudes necesitan ser elevadas a la junta si se pueden resolver a través de una estructura razonable de discusiones para encontrar una solución.
Ahora, algunas requieren la participación de la junta o al menos la notificación. Siguiente diapositiva, por favor.
Documentos operativos: estos son documentos que proporcionan estructura y viabilidad a las funciones diarias que apoyan la rendición de cuentas. Un ejemplo de eso son nuestras agendas y actas de la junta. Unirse a una junta, es genial para aprender sobre los últimos meses o el último trimestre o un período de tiempo en el que todos se han reunido. Para ponerlos al día, así no tienen que usar parte de su reunión para poner a la gente al tanto. Proporcionar esos documentos ayuda a hacer eso.
Los procedimientos operativos estándar son los flujos de trabajo internos para servicios administrativos y tareas relacionadas con el cumplimiento. Estos son útiles si alguien, ya saben, necesita completar la información, o por alguna razón, en ausencia del director ejecutivo, necesita apoyo para que los programas funcionen de manera correcta. Esta es una forma de hacerlo.
Adjudicaciones y contratos con información de contacto. Un ejemplo de esto también es pasar por una transición de directores ejecutivos. Hay un proceso a seguir que comienza con avisar a su oficial de proyecto que hay una transición para que puedan ayudarlos y/o conectarlos con nosotros para recibir asistencia. Pero saber a quién llamar es una gran manera de obtener ayuda. Así que cuando estén revisando esas adjudicaciones y los contactos con su información, o al menos sabiendo dónde pueden encontrarlos, eso ayuda en su gobernanza y supervisión.
Y también los memorandos de entendimiento (MOU) de asociaciones y los acuerdos colaborativos. Quizás su organización, quizás su CIL tiene un acuerdo con otra organización y quieren asegurarse de que se mantenga o se entienda, saber dónde están esos documentos o dónde encontrarlos también son formas que ayudan con la supervisión.
Siguiente diapositiva, por favor.
Ya hablamos un poco de esto. Así que no voy a repasar cada uno de ellos. Pero ya hablamos sobre planes estratégicos en nuestros planes de trabajo anuales. Esos son documentos que nos ayudan a ver nuestro progreso hacia una visión más amplia. Metas y objetivos del programa, incluyendo las metas de su director ejecutivo. Como miembros de la junta, ¿preguntan cuáles son los objetivos del director ejecutivo? Cuando hablamos de objetivos, no son solo profesionales, sino que también puede haber objetivos personales. Conocer ese alcance les ayuda a proporcionar ayuda donde sea necesario. El plan estatal para la vida independiente es un buen documento que tienen como CIL para ayudar a apoyar los resultados generales para las personas con discapacidad dentro de su estado. Evaluación de necesidades de la comunidad. Ya sea que lo haga el CIL u otras organizaciones, son buenos insumos para tener. Un análisis FODA, fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas y un plan de discusión. Detesto que ese sea el último punto de esa diapositiva porque es muy importante. Cuando se trata de una transición de gestión o liderazgo clave, ya sea la junta o el director ejecutivo, ¿cuál es el proceso para tener un proceso claro, ético y transparente sobre cómo se toman las decisiones en la transición, teniendo en cuenta la filosofía de vida independiente y el control del consumidor?
Siguiente diapositiva, por favor.
Los documentos de desarrollo de recursos están aquí para ayudar a aclarar el rol de la junta en mantener la salud financiera y la supervisión, planes de desarrollo, documento de justificación o propuesta de apoyo. Quizás haya una campaña anual o tal vez estén pidiendo equipo médico duradero. ¿Tienen la capacidad de comunicar esa necesidad de manera efectiva? Entonces, se pueden aportar los recursos a su CIL. El compromiso de la junta ayuda con el presupuesto. Cada año repartimos un compromiso que conocíamos como un presupuesto a un nivel que era significativo para ellos, ya sea $5 o $5000, sabíamos lo que podíamos presupuestar gracias al compromiso de la junta.
Un informe anual también es una buena forma de ver los recursos y el cronograma de actividades anuales de desarrollo de recursos. Ya sea una gala o un evento de defensa, son grandes cosas para tener en cuenta y planificar. Los calendarios compartidos son geniales.
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Espero que todos estos puntos puedan marcarlos como completados, como miembros de la junta. Estas son algunas formas que diría que los miembros de la junta están comprometidos, las características de los miembros comprometidos incluyen presentarse y venir preparados, es decir, revisar cosas como materiales e informes, enfocándose en la misión, no en cómo se debe gestionar. Respetamos el tiempo y el proceso que implica hacer estas agendas, honrando los roles y responsabilidades de los diferentes roles de liderazgo en nuestra organización. Practicamos la escucha activa. Hablamos con propósito, lo que significa que las contribuciones son reflexivas. Que están centradas en la misión y orientadas a soluciones. Cada voz tiene valor cuando se expresa con respeto.
También disolvemos y gestionamos conflictos de los que hablamos anteriormente y mantenemos la confidencialidad, entendiendo que algunas de las cosas que discutimos podrían ser sensibles. Respetamos el trabajo que se realiza detrás de escena. Se necesita mucho para prepararse para una reunión. Estoy seguro de que todos hemos estado involucrados de alguna manera en la planificación de estas reuniones. Y lleva tiempo. Cosas organizadas, cosas impresas, enviadas por correo electrónico. Ser respetuoso con lo que sucede detrás de escena, es importante. Ser un buen integrante del equipo, obviamente es un trabajo colectivo que hacemos con la intención de lograr nuestra misión. Ser curioso y estar comprometido también es un rasgo importante o estándar de excelencia para los miembros de su junta. Comprometerse con el aprendizaje continuo es fundamental. A menudo enviamos capacitación disponible a los miembros de la junta, así como formas en que pueden involucrarse asistiendo a diferentes eventos donde pueden representar a la organización. Todo eso aporta valor a su CIL.
Y, por último, pero no menos importante, cumplir con cualquier compromiso que digan dentro de la sala de juntas. Ese seguimiento y cumplimiento establece un buen estándar para el resto de la organización.
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Reuniones altamente efectivas, vamos a profundizar en esto. No suceden por casualidad. Tienen un diseño. Y cada detalle debe contribuir a una comunicación clara, toma de decisiones informadas y liderazgo compartido. Estas son algunas de las prácticas clave que impulsan el éxito de las reuniones.
Ser respetuoso con el tiempo, la reunión comienza y termina a tiempo. Y también, es importante ser respetuoso. Esta es una responsabilidad voluntaria, ya sea que tengan esa reunión a las 6:00 de la tarde o a mitad del día, asegurarse de que comiencen y terminen a tiempo. Sus agendas deben estar bien elaboradas y priorizar temas críticos. Usar ese tiempo de manera productiva durante el tiempo que tienen juntos. Hablamos en la reunión de la cohorte anterior sobre las formas de elevar decisiones utilizando comités y aportes al director ejecutivo, del personal y de los consumidores, para que se aproveche su tiempo al máximo. Contribuciones a la agenda abierta. El presidente de la junta ayudará al director ejecutivo, informando esa agenda. Pero cualquier miembro de la junta que desee agregar un tema de negocio para discusión o consideración puede hacerlo.
Revisar sus estatutos y cómo los envían, lo cual podría hacerlo su secretario por correo electrónico. Es importante recordar que también pueden ayudar a definir la estructura de esa reunión. Materiales anticipados en formatos accesibles, no solo enviar un documento 15 minutos antes de la reunión. Pero también entender que esas situaciones suceden cuando hay muchos problemas que surgen hasta ese momento de la reunión. Pero hay que encontrar un equilibrio saludable con un plazo razonable para revisar documentos, de manera que se sientan bien informados sobre las decisiones que están tomando.
Seguir una regla de orden también ayuda, especialmente para turnarse para hablar y para el proceso de considerar mociones. Creo que eso es un tema para otra capacitación en otro momento. Pero ayudan a asegurar que la discusión sea ordenada, justa y centrada en los resultados y no en las personalidades.
Pero la información de fondo para decisiones clave, lo que haríamos es, si hay un tema de negocio, podríamos incluir la descripción o el informe. Podríamos describir los posibles impactos o resultados que podrían ocurrir. Y podríamos incluir una recomendación del personal allí. Para que se puedan revisar esos puntos para avanzar en la orden del día.
informes de necesidad precisos. Suceden muchas cosas en un día típico como CIL. Entonces, ¿cómo pueden usar las dos infografías que tenemos como ejemplo en esta diapositiva para mostrar la salud financiera de donde tal vez haya una actividad de desarrollo de recursos? ¿Se acerca al objetivo? ¿O no? Mostrándolo de manera visual. Usando colores o notas para mostrar variaciones dentro de los presupuestos, rojo, obviamente significa que necesita nuestra atención. Amarillo, pueden definir esos. Pero ayuda a presentar grandes conceptos a un formato fácil de comprender.
También es importante tener una facilitación sólida en estas reuniones. Facultar al presidente de la junta para ayudar a dirigir las reuniones proporcionándole cualquier capacitación. Asegurarse de que todas las voces sean escuchadas y no silenciadas. Y mantener el negocio en movimiento. La junta debe enfocarse en la supervisión y la estrategia, asegurándose de que las reuniones enfaticen la gobernanza y no las operaciones diarias. Paneles de seguimiento que utilicen esos datos, ya sea para finanzas o programas, incluyendo aspectos como el número de objetivos, la cantidad de consumidores atendidos, tal vez por condado. Eso proporciona un panorama general.
Tareas con responsabilidad. Enumerar cosas con las que necesitamos su ayuda, a quién contactar o cómo conseguir recursos. Asegurarse de que sean muy claros y comprensibles para los miembros de la junta es importante para entender lo que les están pidiendo.
Decisiones claras y documentadas. Tienen que registrar esas decisiones porque podrían ser revisadas nuevamente, sabiendo quién votó a favor o en contra, quién se abstuvo. Y, por último, fomentar preguntas para apoyar la comprensión, pero no controlar. Así que hagan las preguntas que tengan un propósito y demuestren que están comprometidos.
Algunas de las cosas que consideramos que podrían ser parte de los informes son, cada uno, tú Joe, nuestro personal, nuestro CIL, tenía un informe que se incluyó en el informe completo que hablaba sobre su mayor éxito y obstáculo. Compartían sus logros destacados y testimonios de consumidores que pueden o no ser razonables para la carga administrativa. Pero es una buena manera de mantenerse conectados para que el personal sepa que los miembros de la junta están presentes y ayudan en las funciones del CIL.
Por último, puse un ejemplo de una agenda de reunión de la junta. Esto puede ser redundante para algunos, pero no quiero darlo por sentado. En la siguiente diapositiva tenemos el ejemplo de la agenda de la reunión de la junta donde hay una convocatoria. Donde se marca el inicio oficial de la reunión. Lista de asistencia y establecimiento del quórum de consumidores, si se requiere que el 70 % de los miembros esté presente, asegúrense de tener el 70 % de los miembros antes de continuar con la orden del día. El asterisco indica quizás algunos puntos que podrían requerir voto de la junta para la aprobación de la agenda. Y la aprobación de las actas, recordando que en la primera y la segunda moción hay tiempo para discusión, si se necesitan agregar o modificar cosas. Y luego pasar a los informes. Podría ser su informe del director ejecutivo, el informe financiero, los informes de comités. Asuntos pendientes, cosas que quedaron pendientes y que aún necesitan ser decididas o abordadas. Nuevos asuntos, nuevamente los miembros de la junta pueden contribuir, no solo el presidente de la junta, a los nuevos temas de la orden del día. Los anuncios y los comentarios públicos también son temas de la agenda de la junta. Y, por último, el levantamiento de la sesión.
Correcto. Sé que fue mucha información. Pero gracias por quedarse con nosotros durante esta hora. Lo que vamos a hacer ahora es que hay tres diapositivas que les recomiendo visitar después de esta sesión porque quiero pasar a la parte de preguntas y comentarios. Así que, si repasáramos estos escenarios, son buenas cosas que les ayudan a reflexionar sobre cómo su CIL puede manejar una situación similar. Entonces hay tres derechos que hemos incluido para que tal vez tengan como discusión o al menos una autorreflexión. Vamos a avanzar hasta la diapositiva 29 para aprovechar el tiempo y llegar a algunas de estas preguntas que tal vez sean claves para iniciar una discusión si aún no tienen preguntas y comentarios. Comenzaremos con eso primero.
Aquí hay preguntas para que reflexionen. ¿De qué maneras contribuyo personalmente a fomentar una cultura de responsabilidad y confianza dentro de mi junta? ¿Qué creencias o suposiciones tengo sobre la función de la junta que podrían necesitar evolucionar para apoyar mejor el futuro del CIL?
¿Cómo se vería una junta que lidera con transparencia, incluso cuando es incómodo?
¿Qué señales, habladas o no, influyen en cómo se toman o evitan las decisiones en la junta?
¿Cómo se mantiene informada su junta actualmente sobre las prioridades estratégicas de la organización?
¿Qué obstáculos impiden que las juntas se involucren plenamente en la planificación a largo plazo?
¿Qué informes financieros revisa regularmente su junta?
¿Y se sienten seguros leyéndolos? En una escala del uno, extremadamente ineficiente, al diez, extremadamente eficiente, calificaría nuestra reunión de la junta como un--
¿Qué proceso o práctica, si se mejorara, tendría el mayor impacto en la eficiencia de su junta?
Último punto de reflexión, ¿cómo ayudarían a orientar a los nuevos miembros de la junta en estos roles y herramientas?
De acuerdo. Vamos a dejar de usar nuestra presentación de diapositivas. Y habilitar el espacio para conversación y preguntas.
Asegurándonos de que todos estamos presentes. Voy a contactar a mi equipo, para asegurarme de que está todo listo.
>> Grabación detenida.